Logiciel réservation salle : le cas Douarmana en détail

Chaque jour, une trentaine de praticiens et praticiennes réservent une salle à Douarmana, un espace de pratiques bien-être en Bretagne, sans passer par l'exploitant. Derrière ces réservations tourne un logiciel de réservation de salle que j'ai développé : calendrier partagé, créneaux impossibles à réserver deux fois, prélèvement SEPA mensuel par Stripe, dossier administratif de chaque praticien. Avant l'application, tout se gérait à la main.

Un cabinet partagé, un centre de bien-être, un coworking ou une entreprise avec quelques salles de réunion ont le même problème de fond : des créneaux à répartir, des locations à encaisser, des dossiers à tenir à jour, souvent entre messages et tableur. Cet article décrit, fonction par fonction, comment le logiciel de Douarmana fonctionne, ce que dit la règle SEPA sur le mandat et la pré-notification, et ce qui se transpose à une salle de réunion ou à un espace de coworking.

Les quatre fonctions d'un outil de réservation pour un espace partagé

Un logiciel de réservation de salle pour un espace partagé doit faire quatre choses sans intervention humaine : montrer les créneaux libres, refuser les conflits, facturer et encaisser, et vérifier que chaque locataire a le droit de réserver. Un agenda partagé ne fait que la première.

Voici comment ces quatre besoins se traduisent sur Douarmana :

La fiche Douarmana, réservation de salles pour praticiens présente le besoin de départ. Ici, on entre dans le fonctionnement.

Réserver un créneau sans double réservation possible

Sur Douarmana, deux réservations actives ne peuvent pas se chevaucher sur la même salle, parce que la règle est écrite dans la base de données PostgreSQL, sous forme de contrainte d'exclusion. L'écran n'a pas à y penser : si deux praticiens valident le même créneau à la même seconde, la base accepte le premier et refuse le second.

Le praticien voit alors un message clair, « Ce créneau est déjà réservé. Veuillez en choisir un autre. », et non une erreur technique. Les réservations annulées sont exclues de la contrainte, donc un créneau libéré redevient réservable aussitôt.

Pourquoi ne pas se contenter d'une vérification dans l'application ? Parce qu'entre le moment où l'écran vérifie et le moment où il enregistre, quelqu'un d'autre peut avoir réservé. Ce défaut classique ne se voit qu'aux heures chargées. Prono Léon applique le même principe au verrouillage des pronostics : la règle vit là où personne ne peut la contourner.

Le reste du parcours de réservation :

• Calendrier partagé : vue jour sur téléphone, vue semaine sur ordinateur, toutes les salles visibles. Chacun voit ce qui est pris avant de choisir.
• Prix calculé à la réservation : tarif horaire par salle et par type d'adhésion, affiché avant validation.
• Annulation : un barème paramétrable selon le délai avant la séance, avec un e-mail d'avertissement avant que des frais ne s'appliquent.
• Rappels : confirmation par e-mail, rappel le jour de la réservation.

Le logiciel est une web app : les praticiens l'installent sur l'écran d'accueil de leur téléphone depuis le navigateur, sans passer par un store.

Le prélèvement mensuel SEPA avec Stripe : mandat, pré-notification, échecs

À Douarmana, les praticiens ne paient pas à chaque réservation : les locations du mois sont regroupées sur une facture, puis prélevées automatiquement sur leur compte bancaire par Stripe, grâce au mandat SEPA signé une fois pour toutes. Un prélèvement obéit à des règles précises et peut échouer plusieurs jours après son lancement : le logiciel doit suivre chaque étape.

Le mandat : l'autorisation signée une fois

Le mandat de prélèvement SEPA est l'autorisation donnée par le payeur au créancier d'envoyer des instructions à sa banque pour débiter son compte (Banque de France). Sur Douarmana, le praticien saisit son IBAN et signe le mandat dans l'application ; Stripe enregistre le mandat et le moyen de paiement, et aucune coordonnée bancaire n'est stockée par l'application elle-même. Le mandat reste révocable à tout moment par le praticien.

Le calendrier d'un prélèvement

1. Début de mois : le logiciel génère la facture des réservations du mois écoulé et l'envoie au praticien.
2. 14 jours avant le prélèvement : e-mail de pré-notification avec le montant, la date, les quatre derniers chiffres de l'IBAN et la référence. Les règles SEPA imposent une notification préalable au moins 14 jours calendaires avant la date du prélèvement, sauf accord sur un autre délai (Banque de France).
3. Jour de l'échéance : le prélèvement est lancé chez Stripe. Stripe facture 0,35 € par prélèvement SEPA en France (tarif public, septembre 2026).
4. Les jours suivants : le résultat arrive par notification Stripe. Stripe recommande d'attendre au moins 6 jours ouvrables avant de considérer un prélèvement SEPA comme réussi, parce que la banque du payeur peut le rejeter pendant ce délai.

Quand le prélèvement échoue

Un prélèvement SEPA peut échouer pour provision insuffisante, compte clôturé ou mandat révoqué. Sur Douarmana, un échec déclenche par défaut trois choses sans intervention : un e-mail au praticien avec le motif traduit en clair et un lien pour mettre à jour son moyen de paiement, une alerte à l'exploitant, et une ligne dans l'écran des paiements du back-office. L'exploitant relance le prélèvement d'un clic, et chaque relance est tracée dans un journal.

Un dernier point à connaître avant de choisir le prélèvement : pour un prélèvement autorisé, le payeur peut demander à sa banque le remboursement dans les 8 semaines suivant le débit (Banque de France), et Stripe précise que ces contestations sont honorées automatiquement. Le prélèvement convient donc à des locataires réguliers, avec qui la relation est suivie, pas à des inconnus de passage.

Les étapes de conformité avant la première réservation

Un praticien qui s'inscrit sur Douarmana ne peut pas réserver tout de suite : il passe d'abord par un parcours en cinq étapes, et le blocage est prévu dans la base de données, pas seulement dans l'interface, activé au lancement de la campagne d'adhésion. Ce parcours remplace les messages, le tableur et les relances à la main.

1. Coordonnées : identité, activité, informations de facturation.
2. Cotisation annuelle : payée en ligne, reçu généré automatiquement.
3. Attestation d'assurance RC Pro : dépôt du document et date d'expiration, validés par l'exploitant.
4. Mandat SEPA : IBAN et signature du mandat, pour les prélèvements mensuels.
5. Signature de la convention : en ligne, avec génération du PDF signé.

L'ordre n'est pas un hasard. La convention fait déclarer au praticien, au moment où il signe, qu'il est à jour de sa cotisation, de son assurance et de son mandat. La faire signer en premier, c'était lui faire signer une déclaration encore fausse. Elle arrive donc en dernier, et ne s'ouvre que lorsque les quatre autres étapes sont validées.

Le suivi continue après l'inscription. Le logiciel rappelle au praticien l'échéance de son attestation RC Pro avant qu'elle n'expire, et une attestation expirée fait repasser le compte en non conforme. Les campagnes d'adhésion sont gérées par période, ce qui permet de relancer tout le monde au renouvellement sans tableur.

Le back-office de l'exploitant

Le back-office de Douarmana donne à l'exploitant une vue en temps réel de l'occupation, des paiements et de la conformité, sans rien saisir lui-même. C'est ce qui permet de suivre une trentaine de praticiens actifs sans tableur.

• Taux d'occupation par salle : heures réservées rapportées aux heures d'ouverture, pour le mois en cours et en historique. Utile pour ajuster les horaires ou les tarifs d'une salle peu remplie.
• Réservations : vue de toutes les réservations du mois, par salle et par praticien.
• Paiements : prélèvements en cours, réussis, échoués, relance en un clic.
• Factures : liste, statut, PDF, relance.
• Conformité : tableau de chaque praticien, étape par étape, avec les pièces déposées.
• Réglages : salles, horaires d'ouverture, tarifs par type d'adhésion, barème d'annulation.

Techniquement, l'ensemble repose sur des outils standard : Next.js pour l'application, PostgreSQL via Supabase pour les données et les règles, Stripe pour les paiements, Brevo pour les e-mails. Le code et les données appartiennent au client, et un autre développeur peut les reprendre.

Salle de réunion, coworking, cabinet : ce qui se transpose

La mécanique de Douarmana (des salles, des créneaux, des utilisateurs habilités, une facturation) se transpose presque telle quelle à une salle de réunion d'entreprise ou à un coworking. Ce qui change, c'est surtout la facturation et le contrôle d'accès. En Bretagne comme ailleurs, les cabinets partagés, centres de bien-être et coworkings de centre-ville ont ce profil : quelques salles, des locataires réguliers et un gérant qui fait tout le reste.

Pour un logiciel de réservation de salle de réunion interne, la partie paiement disparaît et le projet devient beaucoup plus court. Pour un logiciel de gestion d'espace de coworking, c'est l'inverse : le modèle de facturation (abonnement, crédits, passage à la journée) devient le cœur du cadrage, et c'est lui qui fait varier le nombre de jours de développement. L'article sur le prix d'une application explique comment ces jours se comptent.

Un outil du marché suffit souvent pour quelques salles sans facturation ni règle particulière. Le sur mesure se justifie quand vos règles (conformité, tarifs par statut, prélèvement mensuel) ne rentrent dans aucun outil existant, ou quand l'abonnement par utilisateur finit par coûter plus cher que le développement. J'ai détaillé les critères pour trancher dans logiciel de réservation en ligne : outil du marché ou sur mesure.

Si vous gérez un espace partagé et que vos réservations, vos factures ou vos dossiers passent encore par un tableur, le cadrage est gratuit : on part de votre fonctionnement actuel, on fait une maquette, et vous savez avant tout développement ce qui vaut la peine d'être automatisé. La démarche est décrite sur la page application métier sur mesure, et vous pouvez m'écrire pour en parler, depuis Morlaix ou en visio.

Questions fréquentes sur la réservation de salles

Comment empêcher deux réservations sur le même créneau ?

En écrivant la règle dans la base de données, pas seulement dans l'écran. Sur Douarmana, une contrainte PostgreSQL refuse tout chevauchement de deux réservations actives sur une même salle : si deux personnes valident le même créneau au même instant, la seconde reçoit le message « Ce créneau est déjà réservé ».

Faut-il prévenir avant un prélèvement SEPA ?

Oui. Les règles SEPA imposent au créancier une notification préalable au moins 14 jours calendaires avant la date du prélèvement, sauf accord avec le payeur sur un autre délai (Banque de France). Sur Douarmana, l'e-mail part automatiquement 14 jours avant, avec le montant, la date et les quatre derniers chiffres de l'IBAN.

Que se passe-t-il si un prélèvement SEPA échoue ?

Le résultat d'un prélèvement SEPA peut arriver plusieurs jours après son lancement : Stripe recommande d'attendre au moins 6 jours ouvrables avant de le considérer comme réussi. Sur Douarmana, un échec envoie un e-mail au praticien avec le motif, alerte l'exploitant et permet de relancer le prélèvement depuis le back-office.

Le même logiciel peut-il gérer une salle de réunion ou un coworking ?

Oui, la mécanique est la même : salles, créneaux, calendrier partagé, refus des conflits. Pour une salle de réunion interne, la facturation disparaît ; pour un coworking, elle devient centrale (abonnement, crédits d'heures, paiement à la réservation) et c'est elle qui détermine l'essentiel du travail.